Inter Library Loan Berbasis Otomasi

Oleh :

Nama : Mulki Arrahman

Mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Pendahuluan

Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar perlu diatur dengan suatu sistem agar dapat memberi pelayanan yang baik kepada masyarakat penggunanya. Setiap orang mengharapkan pelayanan yang baik, demikian pula pemakai perpustakaan. Pelayanan dikatakan baik apabila dapat dilakukan dengan :

1. Cepat, artinya untuk memperoleh layanan, orang tidak perlu menunggu terlalu lama,

2. Tepat waktu, artinya orang dapat memperoleh kebutuhannya tepat pada waktunya,

3. Benar, artinya pelayanan membantu perolehan sesuatu sesuai dengan yang dibutuhkan.[1]

Tugas pokok perpustakan adalah menghimpun bahan pustaka, mengolahnya, dan menyajikannya untuk dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pemakainya. Bahan pustaka dapat berupa buku dan non buku, yang berisi informasi seperti : teori ilmu pengetahuan, gagasan, pengalaman seseorang, atau penemuan baru. Yang dimaksud dengan non buku antara lain adalah: film, kaset , tape. Buku dan non buku adalah tempat untuk mewadahi informasi.

Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakan itu. Namun bisa juga ada hal lain yang menyebabkan penggunanya lebih suka menggunakan perpustakaan lain seperti petugas di perpustakaan lain lebih ramah, pelayannya lebih baik, keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, lebih dekat dengan rumah atau kantornya, jam bukanya lebih sesuai dengan waktu yang dimiliki, tempat parkirnya lebih mudah dan aman dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubunnnya dengan kecukupan koleksi. Tetapi tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pustakawan harus mencari informasi mengapa hal itu terjadi dan alasan utama terjadi penggunaan perpustakaan lain oleh komunitasnya.[2]

Pustakawan pengembangan koleksi juga harus secara berkala memeriksa data pinjam antar perpustakaan. Bila ada buku atau jurnal yang tidak dimiliki perpustakaan, tetapi sering diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti buku atau jurnal itu mempunyai peminat yang tinggi, sehingga sewajarnya bila buku atau jurnal itu dimiliki oleh perpustakaan. Bila buku atau jurnal itu sudah dikoleksi, tetapi juga banyak diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti diperlukan duplikat yang lebih banyak untuk buku tersebut. Untuk jurnal yang biasanya sangat mahal harga berlanggannya, perlu dipikirkan bagaimana sistem baca di tempat yang lebih memberikan kesempatan yang merata kepada penggunanya. [3]

Sebagai pusat informasi perpustakaan saat ini harus memberikan layanan yang nyaman, aman dan lengkap bagi penggunanya. Selain kelengkapan koleksi, pelayanan dan ragam informasi yang diberikan sangat dituntut oleh pengguna. Usaha-usaha untuk pengembangan koleksi ada bermacam–macam, antara lain dengan mendirikan electronic library / digital library dimana fasilitas ini memungkinkan pengguna dapat mencari informasi di perpustakaan dengan mudah, cepat dan tepat dan tidak menutup kemungkinan untuk mencarinya di perpustakaan lain yang serupa ( electronic library ) dan sudah terkoneksi dengan jaringan internet.

Fenomena di atas memaksa perpustakaan untuk menjadikan internet sebagai bagian yang tak terpisahkan dari perpustakaan. Jadi kalau semula, layanan informasi perpustakaan diberikan melalui staf perpustakaan dan koleksi perpustakaan, maka kini layanan informasi dapat diberikan melalui internet. Pelayanan internet kini menjadi bagian integral dari perpustakaan. Adanya pelayanan internet di perpustakaan memberi warna modern pada perpustakaan.

Penerapan TI dalam bidang layanan sirkulasi pada sebuah perpustakaan dapat meliputi banyak hal diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan dll. Selain itu dapat juga dilakukan silang layan antar perpustakaan atau Inter Library Loan (ILL ) yang lebih mudah dilakukan apabila teknologi informasi sudah menjadi bagian dari layanan sirkulasi ini.[4]

Inter Library Loan

Perkembangan perpustakaan tidak pernah lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Hal ini dikarenakan perpustakaan sangat berkaitan erat dengan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Ketiganya saling mendukung satu dengan yang lainnya, perpustakaan memberikan kontribusi terhadap ilmu pengetahuan melalui penyimpan berbagai informasi dan sejarah perkembangan ilmu pengetahuan, sedangkan teknologi informasi memberikan dukungan pada kemudahan akses dan sistem informasi dalam sebuah perpustakaan.

Electronic library adalah salah satu fasilitas pencarian informasi / koleksi di perpustakaan lain tanpa dapat meminjamnya, untuk itu maka harus dirancang kerjasama dengan perpustakaan lain dalam bentuk kerjasama antar perpustakaan yang biasa disebut Inter Library Loan ( ILL ). Inter Library Loan atau yang biasa disebut atau dikenal sebagai ILL, merupakan rangkaian proses dimana terjadi sebuah pertukaran informasi baik secara fisik maupun non fisik dalam dunia perpustakaan di Indonesia ILL lebih kearah pertukaran koleksi perpustakaan yang lebih ditekankan dalam koleksi buku atau fisik. ILL terjadi apabila terdapat 2 koleksi atau lebih perpustakaan yang saling bertukar koleksi atau silang koleksi[5]. Melalui kerjasama yang dibangun diharapkan akan terjadi simbiosis mutualisme, dimana tercipta iklim yang saling menguntungkan karena keberagaman koleksi akan dicapai dengan biaya yang minim. Jumlah koleksi yang tersedia dalam lingkup kerjasama akan menjadi lebih bervariasi, sehingga kebutuhan pengguna informasi manjadi lebih terpenuhi tukar menukar bahan pustaka yang tidak relevan dapat ditukarkan dengan perpustakaan lain. Dalam pertukaran bahan pustaka perlu diadakan persetujuan tukar menukar lebih dahulu. Tujuan pertukaran adalah :

a) Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau dengan alasan lain,

b) Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai,

c) Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan.

Cara Tukar menukar bahan pustaka :

a) Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih ( duplikat ) atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor terbitan.

b) Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka. Yang ditawarkan dan telah mempunyai hubungna kerjasama.

c) Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakannya sendiri.

d) Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.

e) Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya.

f) Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar menukar dapat dilaksanakan.

g) Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.[6]

Penutup

Dengan adanya sistem yang dilakukan oleh perpustakaan yaitu Inter Library Loan atau pinjam antar perpustakaan dapat membuat para pengguna perpustakaan dapat dengan mudah mendapatkan koleksi yang diinginkan dan tidak perlu bersusah payah mencari perpustakaan yang lengkap. Dan dengan adanya internet saat ini, pinjam antar perpustakaan secara online dapat dilakukan sehingga pengguna dapat meminjam koleksi yang ada di perpustakaan langsung dari rumah. Tidak hanya pengguna saja yang dapat diuntungkan dengan adanya internet, perpustakaan pun sebenarnya dapat diuntungkan dengan adanya internet. Dengan internet, perpustakaan :

a) Mampu lebih melancarkan proses silang layan yang sudah ada.

b) Membentuk jaringan informasi dengan lembaga-lembaga informasi baik tingkat lokal, nasional, regional, maupun internasioanal.

c) Lebih dapat menyebarluaskan peran dan fungsi serta keberadannya kepada masyarakat luas.

d) Memperingkat waktu yang digunakan oleh pemakai untuk menelusur informasi yang dimilki perpustakaan.[7]

Daftar Pustaka

Arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/LPBTI.doc diakses tanggal 11 januari 2008

http://anduz.blubox.us/index.php/2007/11/28/inter-library-loan-perpustakaan-di-bandung/ diakses tanggal 7 januari 2008

http://bpip-art. Blogspot.com/2006_10_01_archive.html diakses tanggal 11 januari 2008

http://media.diknas.go.id/media/document/5096.pdf diakses tanggal 11 januari 2008

http:www.journal.unair.ac.id/login/jurnal/filer/j.%20Din.%20Sos.%2051%20april%202004%Bo65D.pdf diakses tanggal 12 Januari 2008

Soeatminah. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan.Yogyakarta: Kanisius, 1992.

---

[1] Soatminah. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan.yogyakarta : Kanisius, 1992. hal 17.

[2] http://bpip-art. Blogspot.com/2006_10_01_archive.html

[3] ibid

[4] Arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/LPBTI.doc

[5] http://anduz.blubox.us/index.php/2007/11/28/inter-library-loan-perpustakaan-di-bandung/

[6] http://media.diknas.go.id/media/document/5096.pdf

[7] http:www.journal.unair.ac.id/login/jurnal/filer/j.%20Din.%20Sos.%2051%20april%202004%Bo65D.pdf

PROMOSI PERPUSTAKAAN

Oleh: Mulki Arrahman

Promosi merupakan elemen penting dalam memeberikan informasi kepada masyarakat. Dalam hal ini, promosi prpustakaan kepada masyarakat merupakan bagaian dari memebuat masyarakat tertarik untuk datang ke perpustakaan dan memenfaatkan layanan yang tersedia. Pustakawan perlu melakukan aktifitas promosi terhadap program, koleksi dan layanan yang ada di perpustakaan, jika ingin keberadaan perpustakaan dimanfaatkan secara efektif dan mendapat dukungan dari seluruh pihak dimana perpustakaan itu berada. Hal ini berarti bahwa promosi perpustakaan dilakukan untuk memeberitahukan kepada orang lain hal-hal apa yang ditawarkan oleh perpustakaan. Maka jika pustakawan tidak mempromosikan keberadaan perpustakaan, jangan pernah heran kalau hanya segelintir orang saja yang mau berkunjung ke perpustakaan.

Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan untuk promosi perpustakaan, dibagi menjadi 4 bagian, yaitu :

1. Sarana

Ada beberapa sarana yang dapat dibuat oleh perpustakaan itu sendiri untuk promosi, seperti membuat brosur, booklet, mendisain logo perpustakaan, menempelkan poster di tempat keramaian, membuat bookmark atau pembatas buku menarik yang diminati para pengunjung dan lain-lain

2. Mengadakan Program Khusus

Program khusus di perpustakaan diadakan guna memeberi tahu kepada orang lain bahwa di perpustakaan tersebut mempunyai kegiatan yang dapat mendukung proses belajar, jadi menghilangkan image bahwa perpustakaan merupakan hanya tempat membaca buku yang memebosankan atau lebih mengkhawatirkan lagi bahwa perpustakaan hanya tempat untuk tumpukan buku yang tidak terpakai.

Jenis program khusus yang dapat diadakan seperti:

· Pendidikan pemakai

· Melakukan berbagai perlombaan

· Bimbingan membaca

· Pemutaran VCD atau Film

· Story telling

3. Promosi melalui Media

Promosi perpustakaan sekolah melalui media dapat dilakukan seperti melalui media tv, radio, maupun media cetak seperti memasang iklan di Koran, atau majalah. Namun untuk promosi melalui media tersebut, perpustakaan harus mengeluarkan dana yang tidak sedikit

4 Pesan yang disamapaikan secara langsung

Salah satu kegiatan promosi yang tidaka menghabiskan dana adalah memberikan layanan yang berkulaitas dan bertingkah laku baik kepada para pengunjung perpustakaan. Dengan bersikap ramah kepada pengunjung, maka pengunjung akan merasa nyaman di perpustakaan. Jadi jika pengunjung tersebut dapat memeberitahukan orang lain apa yang dirasakan